Die Vorschriften zur Gästeidentifikation und zum Self Check-in haben sich zwischen Ende 2025 und 2026 grundlegend geändert. In Italien hat das Urteil des Staatsrats Nr. 9101/2025 vom 21. November 2025 die vom TAR Latium eröffnete Debatte beendet: Self Check-in ist legitim, aber die Identifikation des Gastes muss „de visu", mit einem visuellen Echtzeit-Abgleich erfolgen. Auf europäischer Ebene ist seit dem 20. Mai 2026 die EU-Verordnung 2024/1028 über die Erhebung und Weitergabe von Daten der Kurzzeitvermietung vollständig anwendbar. Und viele Gemeinden — von Florenz bis Mailand — haben Keyboxen auf öffentlichem Grund verboten.
Dieser Leitfaden, aktualisiert im Juli 2026, fasst die Registrierungspflichten, die zulässigen Prüfmethoden und die offiziellen Instrumente in den wichtigsten europäischen Ländern zusammen — mit praktischen Hinweisen für einen vollständig konformen autonomen Check-in.
Kurz gefasst: was Sie 2026 wissen müssen
- Self Check-in ist in Italien legal, aber die Identifikation muss de visu erfolgen: persönlich oder mit Video-/biometrischer Echtzeit-Prüfung bei der Ankunft (Staatsrat Nr. 9101/2025).
- Nicht konform: autonomer Zugang nur auf Basis des vorab gesendeten Dokuments, ohne zeitgleichen visuellen Abgleich.
- Die Daten aller Gäste müssen über Alloggiati Web innerhalb von 24 Stunden an die Polizei übermittelt werden (Art. 109 TULPS).
- Der CIN (nationaler Identifikationscode Italiens) ist in Anzeigen und am Eingang Pflicht: Bußgelder bis 8.000 €.
- Seit dem 20. Mai 2026 verlangt die EU-Verordnung 2024/1028 die Registrierungsnummer in jeder Anzeige und die monatliche Datenübermittlung durch die Plattformen.
- Keyboxen auf öffentlichem Grund sind verboten in vielen Gemeinden (Mailand ab 1. Januar 2026, Florenz seit 2025), mit Bußgeldern und Entfernung.
Der europäische Rechtsrahmen
Im Schengen-Raum verlangen die meisten Staaten die Registrierung der Gäste, insbesondere von Ausländern, mit Datenübermittlung an die Sicherheitsbehörden innerhalb festgelegter Fristen. Die DSGVO liefert die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Identifikationsdaten, gestützt auf die rechtliche Verpflichtung, mit den Grundsätzen der Datenminimierung und Sicherheit.
Die operativen Modalitäten bleiben jedoch durch nationale — und zunehmend kommunale — Vorschriften geregelt, was eine vielfältige Landschaft schafft, die für jeden Markt besondere Aufmerksamkeit erfordert. Hinzu kommt nun eine gemeinsame europäische Ebene: die EU-Verordnung 2024/1028, die den Behörden verlässliche Daten darüber liefern soll, wer was, wo und wie lange vermietet.
Italien: Self Check-in ist legal, aber die Identifikation erfolgt de visu
Italien verlangt die Identifikation aller Gäste mit elektronischer Übermittlung an die Polizei innerhalb von 24 Stunden über die Plattform Alloggiati Web (Art. 109 TULPS, R.D. 773/1931). Der Weg bei den Prüfmethoden war kurvenreich:
- November 2024 — das Rundschreiben des Innenministeriums schreibt die „De visu"-Erkennung vor und blockiert faktisch den Remote-Check-in.
- 27. Mai 2025 — das TAR Latium annulliert das Rundschreiben und öffnet vorübergehend wieder die Fernprüfung.
- 21. November 2025 — der Staatsrat (Urteil Nr. 9101/2025) hebt die TAR-Entscheidung auf: der visuelle Identitätsabgleich ist eine substanzielle Garantie der öffentlichen Sicherheit und bleibt verpflichtend.
Die vom Staatsrat gesetzte Balance ist klar: die Prüfung kann auch digitale Werkzeuge nutzen, sofern sie effektiv, in Echtzeit und zeitgleich mit der Ankunft des Gastes erfolgt.
Was erlaubt ist:
- Persönlicher Empfang mit Dokumentenkontrolle
- Videoanruf im Moment der Ankunft, mit Abgleich von Gesicht und Dokument
- Systeme mit biometrischer Prüfung, ausgelöst beim Eintritt in die Unterkunft
- Übergabe des Zugangscodes oder der Karte nach der Prüfung
Was nicht erlaubt ist:
- Vorab-Senden des Dokuments mit automatischer Code-Zustellung, ohne jeglichen visuellen Abgleich
- Anonyme Schlüsselübergabe per Keybox ohne Identifikation
- Die Identifikation an die Identitätsprüfung der Buchungsplattform zu delegieren
Der Betreiber bleibt immer verantwortlich und muss die Datenübermittlung an Alloggiati Web garantieren, unabhängig von der gewählten Methode.
CIN und Keybox-Verbote
Seit 2025 muss jede Beherbergungseinrichtung und Kurzzeitvermietungs-Einheit in Italien einen CIN (nationalen Identifikationscode) haben, der am Eingang ausgehängt und in jeder Anzeige angegeben wird: die Bußgelder erreichen 8.000 €. Der CIN ist auch die Registrierungsnummer, mit der Italien die EU-Verordnung 2024/1028 erfüllt.
Auf städtischer Ebene haben viele Gemeinden Keyboxen auf öffentlichem Grund und Stadtmobiliar verboten: Florenz bereits seit 2025, Mailand ab 1. Januar 2026, mit Bußgeldern von 100 bis 400 € und Entfernungspflicht. Die Richtung ist klar: die anonyme Schlüsselübergabe gilt als unvereinbar mit der Identifikationspflicht und dem Stadtbild. Die von den Gemeinden selbst genannten Alternativen sind Videosprechanlagen, elektronische Schlösser und persönlicher Empfang.
EU-Verordnung 2024/1028: was sich seit dem 20. Mai 2026 ändert
Die EU-Verordnung 2024/1028 führt den ersten gemeinsamen europäischen Rahmen für die Erhebung und Weitergabe von Kurzzeitvermietungs-Daten ein. Seit dem 20. Mai 2026:
- Jede zur Kurzzeitvermietung angebotene Einheit braucht eine eindeutige Registrierungsnummer (in Italien der CIN), sichtbar in jeder Online-Anzeige.
- Die Plattformen (Airbnb, Booking.com, Vrbo und ähnliche) übermitteln monatlich die Daten jeder Einheit an die nationalen Behörden: gebuchte Nächte, Gästezahl, URL der Anzeige, Registrierungsnummer und Adresse.
- Anzeigen ohne gültige Registrierungsnummer müssen entfernt werden.
Für regelkonforme Betreiber ist der operative Aufwand begrenzt, aber die Verordnung macht das Arbeiten ohne Registrierung viel schwieriger: der Datenabgleich zwischen Plattformen und Behörden deckt nicht konforme Unterkünfte schnell auf.
Spanien: zentrale Plattform SES.Hospedajes
Seit dem 2. Dezember 2024 ist die Plattform SES.Hospedajes des spanischen Innenministeriums voll in Betrieb: Registrierung aller Gäste über 14 mit Übermittlung innerhalb von 24 Stunden gemäß RD 933/2021, erweiterte Datenerhebung und Aufbewahrung für 3 Jahre. Die Buchungsplattformen sind als Vermittler eingebunden, aber die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Betreiber.
Portugal: Fokus auf Ausländer
Portugal verlangt nur die Meldung ausländischer Gäste innerhalb von 3 Tagen über das System SIBA. Inländische Gäste müssen nicht gemeldet werden: ein Ansatz, der die Verwaltung für Häuser mit überwiegend heimischer Kundschaft vereinfacht.
Frankreich: Fiche de Police mit Digitalisierung
Frankreich verlangt die fiche individuelle de police nur für ausländische Touristen, aufbewahrt im Haus für 6 Monate und auf Anfrage an die Behörden übermittelt. Das System erlaubt die Dematerialisierung und öffnet damit digitalen Lösungen die Tür.
Deutschland: Vereinfachung für inländische Gäste
Seit 2025 ist der Meldeschein für deutsche Gäste abgeschafft: die Registrierungspflicht bleibt nur für Ausländer, mit der Möglichkeit der qualifizierten elektronischen Signatur und von eID-NFC-Systemen (AusweisIDent) für den kontaktlosen Check-in.
Vereinigtes Königreich: Kontinuität nach dem Brexit
Die Hotel Records Order 1972 bleibt in Kraft: Registrierung von Name und Nationalität für Gäste über 16; für Nicht-UK/IRL/Commonwealth-Bürger auch Dokumenttyp und -nummer sowie nächstes Reiseziel, mit Registeraufbewahrung für 12 Monate.
Wie man 2026 einen konformen Self Check-in organisiert
Die neuen Regeln schaffen den autonomen Check-in nicht ab: sie verändern ihn. Der konforme Ablauf für Italien ist:
- Vor der Ankunft — Erfassung der Daten und des Dokuments des Gastes (Online-Pre-Check-in).
- Bei der Ankunft — De-visu-Prüfung: persönlich oder per Videoanruf, mit Echtzeit-Abgleich von Gesicht und Dokument.
- Nach der Prüfung — Datenübermittlung an Alloggiati Web innerhalb von 24 Stunden und Übergabe des Zugangsmittels: ein temporärer Code, gültig nur für den Aufenthaltszeitraum, oder eine RFID-Karte.
Die Zugangstechnologie macht beim letzten Teil des Ablaufs den Unterschied. Die GEVA-Systeme für B&Bs und Kurzzeitvermietungen generieren temporäre Zugangscodes, die an die Buchungsdaten gebunden sind, und RFID-Karten für die folgenden Zutritte, funktionieren offline und ohne Cloud (keine Netzausfälle, keine Abogebühren) und erlauben es, den Code erst nach abgeschlossener Identifikation zu übergeben: die Automatisierung betrifft die Tür, die Konformität bleibt unter der Kontrolle des Gastgebers. Für größere Häuser — Hotels, Feriendörfer, Streuhotels — erweitern die Linien Easy Hotel und Full Hotel denselben Ansatz auf das ganze Gebäude, mit Zutrittskontrolle und Energiesparen im Zimmer.
Die Rolle der Buchungsplattformen
Die Plattformen (Airbnb, Booking usw.) ersetzen niemals die Pflichten des Betreibers gegenüber der öffentlichen Sicherheit. Sie können Identitätsprüfungen für eigene Zwecke durchführen (Trust & Safety), aber die rechtliche Verantwortung für Identifikation und Datenübermittlung bleibt immer bei der Beherbergungseinrichtung.
Operative Empfehlungen
- Prüfen Sie die kommunalen Vorschriften zusätzlich zu den nationalen Normen: Keybox-Verbote und Beschränkungen der Kurzzeitvermietung werden lokal entschieden.
- Zeigen Sie den CIN am Eingang und in allen Anzeigen, bevor die EU-Datenabgleiche greifen.
- Dokumentieren Sie den Identifikationsprozess (wer prüft, wie, wann) für eventuelle Kontrollen.
- Wählen Sie Zugangstechnologien mit ablaufenden Codes und Offline-Betrieb, um nicht von Cloud und Konnektivität abzuhängen.
- Schulen Sie das Personal und halten Sie die Verfahren aktuell: der Rechtsrahmen entwickelt sich weiter.
Häufige Fragen
Ist Self Check-in in Italien 2026 legal?
Ja. Der Staatsrat (Urteil Nr. 9101/2025) hat bestätigt, dass Self Check-in legitim ist, aber die Identifikation muss de visu erfolgen: persönlich oder per Videoanruf bzw. biometrischer Echtzeit-Prüfung, zeitgleich mit der Ankunft. Das bloße Senden des Dokuments mit automatischer Code-Zustellung ist nicht konform.
Was bedeutet „de visu"-Identifikation?
Bei der Ankunft visuell zu prüfen, dass die Person dem vorgelegten Dokument entspricht. Die Prüfung kann physisch oder digital sein (Videoanruf, biometrische Prüfung), sofern sie effektiv und zeitgleich mit dem Eintritt erfolgt. Die Daten müssen dann innerhalb von 24 Stunden an Alloggiati Web übermittelt werden.
Sind Keyboxen verboten?
Auf öffentlichem Grund und Stadtmobiliar ja, in immer mehr Gemeinden (Florenz seit 2025, Mailand ab 1. Januar 2026), mit Bußgeldern von 100 bis 400 € und Entfernung. In jedem Fall befreit die Keybox nicht von der De-visu-Identifikation.
Was ändert sich mit der EU-Verordnung 2024/1028?
Seit dem 20. Mai 2026 braucht jede Kurzzeitvermietung eine eindeutige Registrierungsnummer (in Italien der CIN) in den Anzeigen; die Plattformen übermitteln monatlich die Buchungsdaten an die Behörden und entfernen Anzeigen ohne gültige Registrierung.
Reicht die Identitätsprüfung von Airbnb oder Booking aus?
Nein. Die Prüfungen der Plattformen dienen eigenen Zwecken. Die Identifikation für die öffentliche Sicherheit und die Datenübermittlung an die Behörden bleiben Pflichten des Betreibers.
Kann ich weiterhin temporäre Zugangscodes und RFID-Karten verwenden?
Ja: sie sind die empfohlenen Alternativen zu Keyboxen. Wichtig ist, Code oder Karte erst nach der De-visu-Identitätsprüfung zu übergeben. Systeme mit Einmalcodes, die an die Aufenthaltsdaten gebunden sind, und Offline-Betrieb bieten zusätzliche Sicherheit und Betriebskontinuität.
Die Informationen in diesem Artikel sind auf dem Stand von Juli 2026 und dienen der allgemeinen Orientierung: sie stellen keine Rechtsberatung dar. Für konkrete Fälle wenden Sie sich an einen Fachmann oder an die offiziellen Quellen.