Les réglementations sur l'identification des clients et le self check-in ont profondément changé entre fin 2025 et 2026. En Italie, l'arrêt du Conseil d'État n° 9101/2025 du 21 novembre 2025 a clos le débat ouvert par le TAR du Latium : le self check-in est légitime, mais l'identification du client doit se faire « de visu », avec un contrôle visuel en temps réel. Au niveau européen, depuis le 20 mai 2026, le Règlement UE 2024/1028 sur la collecte et le partage des données des locations courte durée est pleinement applicable. Et de nombreuses communes — de Florence à Milan — ont interdit les key box sur le domaine public.
Ce guide, mis à jour en juillet 2026, résume les obligations d'enregistrement, les méthodes de vérification autorisées et les outils officiels requis dans les principaux pays européens, avec des conseils pratiques pour organiser un check-in autonome pleinement conforme.
En bref : ce qu'il faut savoir en 2026
- Le self check-in est légal en Italie, mais l'identification doit être de visu : en personne ou par vérification vidéo/biométrique en temps réel à l'arrivée (Conseil d'État n° 9101/2025).
- Non conforme : l'accès autonome basé sur le seul envoi du document avant l'arrivée, sans contrôle visuel simultané.
- Les données de tous les clients doivent être transmises à la police via Alloggiati Web sous 24 heures (art. 109 TULPS).
- Le CIN (code d'identification national italien) est obligatoire dans les annonces et à l'entrée : amendes jusqu'à 8 000 €.
- Depuis le 20 mai 2026, le Règlement UE 2024/1028 impose le numéro d'enregistrement dans chaque annonce et la transmission mensuelle des données par les plateformes.
- Les key box sur le domaine public sont interdites dans de nombreuses communes (Milan depuis le 1er janvier 2026, Florence depuis 2025), avec amendes et enlèvement.
Le cadre réglementaire européen
Dans l'espace Schengen, la plupart des États imposent l'enregistrement des clients, notamment étrangers, avec transmission des données aux autorités de sécurité publique dans des délais fixés. Le RGPD fournit la base juridique du traitement de ces données d'identification, fondée sur l'obligation légale, avec les principes de minimisation et de sécurité.
Les modalités opérationnelles restent toutefois régies par les réglementations nationales — et de plus en plus communales — créant un paysage varié qui exige une attention spécifique pour chaque marché. S'y ajoute désormais un niveau européen commun : le Règlement UE 2024/1028, conçu pour donner aux autorités des données fiables sur qui loue quoi, où et pour combien de temps.
Italie : le self check-in est légal, mais l'identification est de visu
L'Italie impose l'identification de tous les clients avec envoi télématique à la police sous 24 heures via la plateforme Alloggiati Web (art. 109 du TULPS, R.D. 773/1931). Sur les modalités de vérification, le parcours a été sinueux :
- Novembre 2024 — la circulaire du ministère de l'Intérieur impose la reconnaissance « de visu » et bloque de fait le check-in à distance.
- 27 mai 2025 — le TAR du Latium annule la circulaire, rouvrant temporairement la vérification à distance.
- 21 novembre 2025 — le Conseil d'État (arrêt n° 9101/2025) réforme la décision du TAR : le contrôle visuel de l'identité est une garantie substantielle de sécurité publique et reste obligatoire.
L'équilibre fixé par le Conseil d'État est clair : la vérification peut aussi utiliser des outils numériques, à condition d'être effective, en temps réel et simultanée à l'arrivée du client.
Ce qui est autorisé :
- Accueil en personne avec contrôle du document
- Appel vidéo au moment de l'arrivée, avec comparaison entre visage et document
- Systèmes à vérification biométrique déclenchée à l'entrée dans le logement
- Remise du code d'accès ou de la carte après la vérification
Ce qui n'est pas autorisé :
- Envoi du document avant l'arrivée avec délivrance automatique du code, sans aucun contrôle visuel
- Remise anonyme des clés via key box sans identification
- Déléguer l'identification à la vérification d'identité de la plateforme de réservation
Le gestionnaire reste toujours responsable et doit garantir la transmission des données à Alloggiati Web quelle que soit la modalité adoptée.
CIN et interdictions des key box
Depuis 2025, chaque structure d'hébergement et logement en location courte durée en Italie doit disposer d'un CIN (code d'identification national), affiché à l'entrée et indiqué dans chaque annonce : les amendes atteignent 8 000 €. Le CIN est aussi le numéro d'enregistrement que l'Italie utilise pour se conformer au Règlement UE 2024/1028.
Sur le plan urbain, de nombreuses communes ont interdit les key box sur le domaine public et le mobilier urbain : Florence dès 2025, Milan depuis le 1er janvier 2026, avec amendes de 100 à 400 € et enlèvement obligatoire. La direction est claire : la remise anonyme des clés est jugée incompatible avec l'obligation d'identification et le décorum urbain. Les alternatives indiquées par les communes elles-mêmes sont les visiophones, les serrures électroniques et l'accueil en personne.
Règlement UE 2024/1028 : ce qui change depuis le 20 mai 2026
Le Règlement UE 2024/1028 introduit le premier cadre européen commun pour la collecte et le partage des données des locations courte durée. Depuis le 20 mai 2026 :
- Chaque logement proposé en location courte durée doit avoir un numéro d'enregistrement unique (en Italie le CIN), visible dans chaque annonce en ligne.
- Les plateformes (Airbnb, Booking.com, Vrbo et similaires) transmettent chaque mois aux autorités nationales les données de chaque logement : nuitées réservées, nombre de voyageurs, URL de l'annonce, numéro d'enregistrement et adresse.
- Les annonces sans numéro d'enregistrement valide doivent être supprimées par les plateformes.
Pour les gestionnaires en règle, l'impact opérationnel est limité, mais le règlement rend beaucoup plus difficile d'opérer sans enregistrement : le croisement des données entre plateformes et autorités fait rapidement émerger les logements non conformes.
Espagne : plateforme centralisée SES.Hospedajes
Depuis le 2 décembre 2024, la plateforme SES.Hospedajes du ministère espagnol de l'Intérieur est pleinement opérationnelle : enregistrement de tous les clients de plus de 14 ans avec transmission sous 24 heures, selon le RD 933/2021, collecte de données étendue et conservation pendant 3 ans. Les plateformes de réservation sont impliquées comme intermédiaires, mais la responsabilité de la conformité reste au gestionnaire.
Portugal : focus sur les étrangers
Le Portugal exige la communication des seuls clients étrangers sous 3 jours via le système SIBA. Les clients nationaux n'ont pas à être déclarés : une approche qui simplifie la gestion pour les structures à clientèle principalement domestique.
France : fiche de police avec dématérialisation
La France exige la fiche individuelle de police uniquement pour les touristes étrangers, conservée dans l'établissement pendant 6 mois et transmise aux autorités sur demande. Le système admet la dématérialisation, ouvrant la voie aux solutions numériques et réduisant les charges quotidiennes.
Allemagne : simplification pour les clients nationaux
Depuis 2025, le Meldeschein a été supprimé pour les clients allemands : l'obligation d'enregistrement ne subsiste que pour les étrangers, avec possibilité de signature électronique qualifiée et de systèmes eID NFC (AusweisIDent) pour un check-in sans contact.
Royaume-Uni : continuité post-Brexit
Le Hotel Records Order 1972 reste en vigueur : enregistrement du nom et de la nationalité pour les clients de plus de 16 ans ; pour les citoyens non UK/IRL/Commonwealth, également type et numéro de document et prochaine destination, avec registre conservé 12 mois.
Comment organiser un self check-in conforme en 2026
Les nouvelles règles n'éliminent pas le check-in autonome : elles le transforment. Le flux conforme pour l'Italie est le suivant :
- Avant l'arrivée — collecte des données et du document du client (pré-check-in en ligne).
- À l'arrivée — vérification de visu : en personne ou en appel vidéo, en comparant visage et document en temps réel.
- Après la vérification — transmission des données à Alloggiati Web sous 24 heures et remise du moyen d'accès : un code temporaire valable uniquement pour la durée du séjour ou une carte RFID.
La technologie d'accès fait la différence sur la dernière partie du flux. Les systèmes GEVA pour B&B et locations courte durée génèrent des codes d'accès temporaires liés aux dates de la réservation et des cartes RFID pour les entrées suivantes, fonctionnent hors ligne et sans cloud (aucune panne de réseau, aucun abonnement) et permettent de remettre le code seulement une fois l'identification effectuée : l'automatisation concerne la porte, la conformité reste sous le contrôle du gestionnaire. Pour les structures plus grandes — hôtels, villages de vacances, hôtels diffus — les gammes Easy Hotel et Full Hotel étendent la même approche à tout l'établissement, avec contrôle d'accès et économies d'énergie en chambre.
Le rôle des plateformes de réservation
Les plateformes (Airbnb, Booking, etc.) ne remplacent jamais les obligations du gestionnaire envers la sécurité publique. Elles peuvent effectuer des vérifications d'identité pour leurs propres finalités (trust & safety), mais la responsabilité légale de l'identification et de la transmission des données reste toujours à la structure d'hébergement.
Recommandations opérationnelles
- Vérifiez les règlements communaux en plus des normes nationales : interdictions des key box et limites aux locations courte durée se décident au niveau local.
- Affichez le CIN à l'entrée et dans toutes les annonces avant les contrôles croisés européens.
- Documentez le processus d'identification (qui vérifie, comment, quand) en cas de contrôle.
- Choisissez des technologies d'accès à codes à expiration et fonctionnement hors ligne, pour ne pas dépendre du cloud et de la connectivité.
- Formez le personnel et actualisez les procédures : le cadre réglementaire continue d'évoluer.
Questions fréquentes
Le self check-in est-il légal en Italie en 2026 ?
Oui. Le Conseil d'État (arrêt n° 9101/2025) a confirmé que le self check-in est légitime, mais l'identification doit se faire de visu : en personne ou par appel vidéo ou vérification biométrique en temps réel, simultanée à l'arrivée. Le simple envoi du document avec délivrance automatique du code n'est pas conforme.
Que signifie l'identification « de visu » ?
Vérifier visuellement, au moment de l'arrivée, que la personne correspond au document fourni. Le contrôle peut être physique ou numérique (appel vidéo, vérification biométrique), à condition d'être effectif et simultané à l'entrée. Les données doivent ensuite être envoyées à Alloggiati Web sous 24 heures.
Les key box sont-elles interdites ?
Sur le domaine public et le mobilier urbain oui, dans un nombre croissant de communes (Florence depuis 2025, Milan depuis le 1er janvier 2026), avec amendes de 100 à 400 € et enlèvement. Dans tous les cas, la key box n'exonère pas de l'identification de visu.
Que change le Règlement UE 2024/1028 ?
Depuis le 20 mai 2026, chaque location courte durée doit avoir un numéro d'enregistrement unique (en Italie le CIN) affiché dans les annonces ; les plateformes transmettent chaque mois les données de réservation aux autorités et suppriment les annonces sans enregistrement valide.
La vérification d'identité d'Airbnb ou Booking suffit-elle ?
Non. Les vérifications des plateformes servent leurs propres finalités. L'identification pour la sécurité publique et la transmission des données aux autorités restent des obligations du gestionnaire.
Puis-je encore utiliser des codes d'accès temporaires et des cartes RFID ?
Oui : ce sont les alternatives recommandées aux key box. L'important est de remettre le code ou la carte seulement après la vérification de visu de l'identité. Les systèmes à codes à usage unique liés aux dates du séjour et à fonctionnement hors ligne ajoutent sécurité et continuité opérationnelle.
Les informations de cet article sont à jour à juillet 2026 et ont un caractère informatif : elles ne constituent pas un conseil juridique. Pour les cas spécifiques, consultez un professionnel ou les sources officielles.